GLI OBIETTIVI DI PROGETTO (per gli anglofili PROJECT GOALS)

Si tratta dei risultati concreti che desideriamo raggiungere con il nostro progetto. In altre parole? Ciò che al team è richiesto di realizzare.
Gli obiettivi devono essere definiti e specifici. Per delinearli è necessario sedersi al tavolo con gli stakeholders (soggetti che nutrono un interesse nel progetto), chiedendo loro in che modo l’iniziativa in questione concorra a realizzare i macro-obiettivi dell’azienda.

Ma cosa si intende per obiettivi definiti e specifici?
Nel settore si fa spesso riferimento agli obiettivi S.M.A.R.T.

Intelligenti? Ce lo auguriamo. Eleganti? Fuori tema.
Come avrete notato si tratta di un acronimo, da sviscerare in 5 parole e una sfilza di domande:

Specific > che cosa vogliamo ottenere, realizzare precisamente? Chi sono i giocatori coinvolti? Come verrebbero condivisi i risultati? Se l’obiettivo non è puntuale rischiamo di non avere chiare le tempistiche necessarie a conseguirlo oltre a non capire quando effettivamente sarà da considerarsi compiuto.

Measurable > per determinare in modo oggettivo la compiutezza dell’obiettivo. Quanto X? Quanti Y? Che strumento/metodo/unità di misura utilizziamo per quantificarne la riuscita? Quali soglie numeriche ci prefiggiamo? Una buona idea è definire un benchmark, un parametro di riferimento per valutare il risultato.

Attainable > gli obiettivi devono essere quel tanto sfidanti da motivarci a crescere, a puntare sempre più in alto, ma al contempo devono essere raggiungibili, altrimenti ci scoraggiamo e finiamo per abbandonare la partita. Per affrontare meglio i compiti che ci separano dal risultato è utile dividerli in sottocompiti più semplici (così teniamo anche un po’ a bada l’ansia).

Relevant > ma, alla fine, ha senso raggiungere quest’obiettivo? Gli sforzi profusi sono proporzionali ai benefici che ne ricaviamo, o no? È coerente con gli altri obiettivi e con la mission aziendale? È il momento giusto per impostarlo e portarlo a termine? Rientriamo nel budget a disposizione? Il prodotto continuerà a essere usato una volta consegnato?

Time-bound > significa che il nostro obiettivo ha una deadline, una data di consegna. Spesso tempo e metriche vanno a braccetto. Impostare obiettivi definiti temporalmente significa quantificare le cose da fare entro una data specifica.

È TEMPO DI GIOCARE

Azienda vitivinicola “BuoneOmbre”, in breve: seconda generazione, direzione familiare e giovane, 500.000 bottiglie distribuite in ho.re.ca. e vendita diretta in cantina, vini freschi, beverini e corretti, recente restyling delle etichette ad opera di un fumettista.
L’azienda desidera fidelizzare e ampliare la clientela diretta di fascia Millennial potenziando la propria offerta enoturistica, ramo nel quale è già attiva con pacchetti di visite e degustazione, oltre a un ciclo di cene tematiche in vigneto per il periodo estivo.

È il 5 di marzo e il team creato ad hoc (4 persone) è in pieno brainstorming. L’idea più allettante che emerge è la realizzazione di un escape game in vigneto.

PROVIAMO A LEGGERE QUEST’IPOTESI DI ATTIVITÀ CON L’OTTICA DEGLI OBIETTIVI S.M.A.R.T.

Specific > organizzare un escape game a squadre a tema vino per inaugurare la stagione di accoglienza estiva in cantina, prevista per il 21 giugno. L’obiettivo è permettere al target di conoscere e sperimentare, in modo ludico e immersivo, la realtà “BuoneOmbre”. L’invito verrà indirizzato attraverso newsletter al database contatti, filtrato per età anagrafica (25 – 42 anni) e area geografica (regionale). Sui canali social verranno realizzate tre campagne ADS (Facebook e Instagram), indirizzate a: pubblico look-a-like della pagina “BuoneOmbre”, appassionati di escape game e di eventi wine&food.

Measurable > l’obiettivo è raggiungere quota 70 iscritti. I contatti diretti dell’azienda che rientrano nel target individuato e che riceveranno la newsletter sono 1.000 (rendiamoci le cose semplici, dai). L’obiettivo è convertire l’1,5%. Con le campagne social, che circoleranno per un mese, dal 10 maggio al 10 giugno, il proposito è raccogliere 35 iscrizioni. Gli altri per passaparola.

Attainable > è la prima volta che “BuoneOmbre” organizza questo tipo di attività, l’entusiasmo è molto ma il lavoro da fare bello corposo e, soprattutto, non c’è un bagaglio di esperienza pregressa interna su cui contare. Il team individua 3 soggetti (associazioni culturali e liberi professionisti) cui chiedere un preventivo per l’organizzazione del gioco e la sua messa in opera, in modo tale da concentrarsi sulle attività di comunicazione, burocratiche e logistiche con cui ha dimestichezza. Le attività di competenza interna vengono divise tra i membri del gruppo, che definiscono compiti, sottocompiti e un calendario di incontri bisettimanali per allinearsi sullo stato di avanzamento lavori.

Relevant > come per tutti i progetti nuovi e sfidanti, arriverà il momento in cui alcuni membri (se non tutti) del team si diranno “ma chi mizzega ce l’ha fatto fare?”. Lo stesso momento in cui sarà fondamentale darsi delle risposte concrete e incoraggianti. “BuoneOmbre” è nota e apprezzata per le sue proposte di accoglienza curate e informali, in linea con l’identità dei loro vini: immediati, godibili, ben fatti, puliti, da condividere. Ospitare il pubblico all’interno delle proprie sale, tra le botti, i tini e i filari, è un modo per raccontare con pochi filtri lo spirito dell’azienda. Il team, accantonato l’entusiasmo iniziale, ha scelto di organizzare un escape game forte di una ricerca approfondita sulla tipologia di attività e di un’analisi dei competitor sul territorio. Il budget stimato è corposo ma affrontabile, considerando un contributo a persona coerente con l’attività e i prezzi delle altre iniziative di accoglienza. Se l’evento avesse successo, l’associazione culturale selezionata sarebbe disposta a organizzare altri appuntamenti, avendo un nutrito portfolio di format.

Time-bound > tre mesi e mezzo per organizzare il tutto. Un tempo da dividere in: definizione dell’idea creativa, pianificazione, esecuzione e chiusura di progetto. Qualche deadline? Chiusura iscrizioni entro il 15 giugno così come la finalizzazione delle scartoffie burocratiche. Conferma della quotazione proposta dall’associazione entro il 30 aprile. Definizione del buffet a cura dello chef una settimana prima dell’evento, e via andare.

IN CONCLUSIONE

Le idee di progetto possono essere tante e belle, ma a fare la differenza è la loro messa in pratica. Il Project Management aiuta a unire creatività e concretezza, gestire aspettative e definire i risultati del proprio lavoro. Nel prossimo articolo affronteremo il concetto di “Project Scope”, utile a comprendere se il progetto è ben definito e mappato, il che significa sapere a chi il risultato verrà consegnato e chi, alla fine, sarà il destinatario del prodotto o servizio.

Giulia Tirapelle