Ma come ci prepariamo, noi di Studio Cru, all’evento clou dell’anno?

● Innanzitutto mappiamo i clienti partecipanti e le novità che presenteranno alla manifestazione.

● In base agli obiettivi strategici e di comunicazione dell’azienda, scegliamo i vini e le iniziative più interessanti da segnalare a stampa e critici.

● Pensiamo, quindi, a una categorizzazione: costruiamo dei recipienti semantici ogni anno differenti per offrire diverse chiavi di lettura, percorsi di degustazione e, perché no, spunti narrativi ai nostri contatti.
Un anno abbiamo raggruppato le aziende per Regione, un altro le abbiamo ricondotte a cinque temi di attualità caldi per il settore, mentre la scorse edizione abbiamo scomodato i generi cinematografici muovendoci, come si suol dire, “fuori dalla scatola”.
E per il 2024? No spoiler, not yet.

● Elaboriamo quindi una comunicazione esaustiva ma sintetica che invieremo con circa un mese di anticipo ai nostri contatti, raccogliendo le richieste di appuntamento e giocando a tetris con gli slot disponibili dei clienti.

● “Nel Vinitaly che vorremmo” fisseremmo la maggior parte degli appuntamenti prima dell’inizio della fiera, ma nel Vinitaly reale i giochi sono molto più dinamici e imprevedibili, per questo uno dei luoghi chiave diventa…

Uno spazio di lavoro, d’incontro, confronto e, talvolta quando si ha fretta, di evitamento. Sicuramente di rifocillamento, dove poter trovare un caffè, acqua e – ancor più sicuramente – biscotti al burro a tutte le ore, la soluzione di emergenza per non cedere al calo di zuccheri.
È un facile punto di ritrovo per poi far visita insieme a uno o più stand, organizzare appuntamenti sul momento o semplicemente aggiornarsi sul come va e come non va.
Siamo pur sempre persone e il nostro è un lavoro di “pubbliche relazioni”, non dimentichiamocelo.
Essere sul pezzo e proporsi come si deve, sì.
Essere insistenti fino allo sfinimento, no.
Ne va della qualità del rapporto professionale e umano. Ci si può sempre accordare per un incontro a “centrifuga” terminata.

Ma gli spazi da presidiare con attenzione e garbo sono diversi, come gli stand delle testate giornalistiche – cui far visita per concordare appuntamenti, assaggi o interviste – oppure, banale ma non banale, i corridoi. Difficile incrociare un o una giornalista mentre vaga senza meta tra i padiglioni, ma un saluto e due parole, sempre che non stia facendo i 100 metri in 9 secondi perché visibilmente in ritardo, si possono scambiare.

CONSIGLI UTILI PER AFFRONTARE LA MARATONA

● Acqua: potrebbe sembrare un paradosso, un ossimoro, una presa in giro ma la prima regola è idratarsi.

● Scarpe comode: mettiamoci pure il tailleur se siamo fan dell’abbigliamento professionale, ma le calzature comode sono una questione di sopravvivenza, almeno quanto l’acqua.

● Spuntini: abbiamo già detto che una delle poche certezze di Vinitaly sono i biscotti al burro della sala stampa. Già dopo la prima giornata, però, nutrirsi solo di quelli potrebbe risultare arduo. Vinitaly è una maratona senza punti ristoro, almeno per i più. Solo pochi eletti hanno accesso a pranzi ad hoc, cooking show e aperitivi. Mettersi qualcosa in borsa è una mossa alquanto astuta e lungimirante.

● Supporti tech: ai blocchi di partenza con telefoni non carichi, carichissimi, in borsa power bank non cariche, carichissime, e auricolari a disposizione perché spesso si deve parlare, ascoltare e scrivere contemporaneamente, modalità Giulio Cesare.

● Mappa: dotarsi di piantina con segnati tutti i padiglioni d’interesse e gli stand dei clienti.

● Dotazioni speciali e imprescindibili: pazienza, determinazione, prontezza, agilità e gentilezza.

Giulia Tirapelle